إعلان وظيفة السكرتارية التنفيذية

2018-10-27 عدد الزوار: 474

  1. البيانات الأساسية    
    الوظيفة: السكرتارية التنفيذية.
    الإدارة:  الإدارة العامة
    المكان: صنعاء – إب.

الفترة: ثلاثة أشهر قابلة للتجديد.

  1. نطاق العمل

الخلفية:

مؤسسة التنوير للتنمية (ADF) ، وهي مؤسسة تنموية, (NGO) غير ربحية، نفذت العديد من المشاريع التنموية والانسانية, وملتزمة بكافة المبادئ والمعايير الإنسانية وتتبنى كل الحقوق والاحتياجات للفئات الضعيفة في المجتمع.

الغرض

يعمل السكرتارية التنفيذية تحت إشراف المدير التنفيذي. حيث يقوم باستقبال وفرز المعاملات والمراسلات وعقد الاجتماعات الدورية والطارئة بالمؤسسة وتنظيم اعمال مكتب المدير التنفيذي, وإدارة المراسلات الداخلية والخارجية للمؤسسة.

المسؤوليات:

-         المشاركة في وضع الخطط السنوية للمؤسسة في نطاق اختصاصه.

-         استقبال وفرز المعاملات والمراسلات ,وقيدها وتوزيعها على المعنيين بحسب توجيهات المدير التنفيذي وحفظ النسخ اللازمة منها.

-         إعداد وصياغة المراسلات الداخلية والخارجية المطلوبة من المدير التنفيذي.

-         إعداد مفكرة يوميه ببرامج ومواعيد أعمال المدير التنفيذي واتخاذ الترتيبات التنفيذية مع الغير.

-         استقبال زوار المؤسسة وترتيب مواعيد المقابلات .

-         تنظيم أعمال المكتب والعمل على إنجاز المهام اليومية التي يكلف بها من قبل المدير  ومتابعة تنفيذها.

-         الإعداد لعقد الاجتماعات الدورية والطارئة للمؤسسة او المشاريع التابعة لها ووضع مسودة جدول الأعمال وتجهيز الوثائق اللازمة للاجتماعات.

-         القيام بمهمة سكرتارية الاجتماعات التي تعقد برئاسة المدير التنفيذي وطباعة المحاضر ومتابعة تنفيذ نتائجها.

-         القيام بالمهام التنسيقية والتكاملية التي تربط نشاطات إدارته مع الإدارات والوظائف الأخرى ذات العلاقة داخلياً وخارجياً.

-         مساعده المسئول الإداري في الإشراف علي صيانة ونظافة المكاتب.

-         التنسيق والإشراف علي الدورات التي تقام في المؤسسة ورفع تقرير بذلك إلي المدير التنفيذي.

-         متابعة ايميل المؤسسة اولا بأول وتنفيذ المراسلات بعد توجيهات المدير التنفيذي.

-         أي مهام أخرى يكلف  بها من قبل المدير التنفيذي.

متطلبات الوظيفة والمؤهلات:

-         لا تقل درجته العلمية عن دبلوم في الإدارة مع خبرة لا تقل عن سنتين.

-         القدره علي التعامل مع أنظمة الحاسوب وبرامجه التطبيقية ( مايكرسوفت اوفيس كمثال )

-         خبرة في التعامل مع الايميل والمراسلات الالكترونية.

-         خلفية عن الارشفة الورقية والالكترونية…

-         أن  يجيد اللغة الإنجليزية كتابة ونطقاً.

-         الحماس للعمل والمبادرة والقدرة على تحمل المسئولية.

-         اللباقة وحسن التصرف والقدرة على التفاوض والإقناع.

-         القدرة على التغيير والتحديث والتطوير.

-         القدرة على العمل تحت ضغوط شديدة ومتنوعة.

يتم استقبال دعوة المتقدمين المهتمين لتقديم سيرتهم الذاتية المحدثة مع رسالة توضيحية على الإيميل  hr@attanweer.org  حتى يوم الاربعاء الموافق: 31/10/2018  كأقصى موعد، مع شرط ذكر العنوان الوظيفي في سطر الموضوع . لن يتم النظر في رسائل البريد الإلكتروني الغير متوافقة.

سيتم الاتصال فقط على قائمة المرشحين المختصرة.