وهي الوحدة التي تعنى بترتيب وتنظيم الاعمال الفنية الداخلية في المؤسسة فيما يخص اعمال السكرتارية ومتعلقات الخدمات في المؤسسة , ومتابعة المهام الموكلة الى مجلس المؤسسة والمتطوعين والاعداد للاجتماعات وكتابة التقارير والاعداد الفني الجيد لكافة وثائق المؤسسة, ومتابعة المذكرات الصادرة من المؤسسة للجهات ونتائجها , والاشراف على تواصل المؤسسة مع المنظمات الاخرى والشركاء والمانحين والجهات الرسمية والعمل على استمرار التواصل معهم وبناء علاقة وطيدة معهم , وتشرف الوحدة على قسمي السكرتارية والعلاقات, ويتكون موظفي الوحدة من مسئول الوحدة وموظفي السكرتارية وقسم العلاقات ومساعدة السكرتارية , ويمارس مسئول الوحدة اختصاصاته وفقاً لتوجيهات المدير التنفيذي ويتم تعيينه بقرار من رئيس المؤسسة , ويعين بقية موظفي الوحدة ايضا بقرار من رئيس المؤسسة .
ويختص بما يلي :

  1. الاشراف وظيفيا على كل من مسئول العلاقات ومساعدة السكرتارية في تنفيذ المهام الموكلة اليهم .
  2. العمل على تنظيم جميع اللقاءات والاجتماعات الخاصة بالمؤسسة على مختلف المستويات وتنظيم المواعيد مع رئيس المؤسسة وإبلاغ المعنيين بذلك واعداد جداول الاعمال وكتابة المحاضر ومتابعة تنفيذ التوصيات والقرارات .
  3. العمل على متابعة الوحدات الأخرى حول تنفيذ توجيهات رئاسة المؤسسة , ومتابعة الوحدات حول تسليم الخطط والتقارير في مواعيدها المحددة واستلامها وتجميعها ورفعها إلى رئاسة المؤسسة عبر رئيس الوحدة .
  4. رصد يومي لكافة اعمال واجتماعات المؤسسة في مستند الكتروني ومكتوب وتدوين انشطة المؤسسة اولا بأول في سيرتها الذاتية .
  5. ارشفة جميع وثائق المؤسسة اولا بأول واعتماد نظام ارشفة دقيق , وعمل خريطة توضح فيها طريقة الارشفة والالية المتبعة , والتقسيم المتبع , مع توضيح كل العناوين التي يحتويها كل قسم , وتحديث ذلك باستمرار , على ان تصاحب الارشفة المكتبية ارشفة الكترونية منظمة تتوافق في تقسيماتها مع المكتبية , على ان تتضمن عملية الارشفة التالي :
    • جميع وثائق المؤسسة
    • جميع وثائق العاملين في المؤسسة وملفاتهم
    • جميع وثائق المتطوعين
    • الصور والفيديو لجميع المناسبات , وما تتعلق بالمشاريع تؤرشف نسخة لدى السكرتارية الى جانب النسخة لدى المنسقين ووحدة التنمية المهارية
  6.  العمل على إدارة وتنظيم جميع الاختصاصات والإجراءات المتعلقة بالموقع الالكتروني وبرمجة وادارة الموقع الالكتروني للمؤسسة والاشراف عليه ونشر اخبار المؤسسة اولا بأول , ومتابعة منسقي الانشطة لتسليم اخبار انشطتهم والصور فور كل نشاط ومراجعة صياغتها , ونشرها في الموقع , ورفع خطة سنوية فيما يخص تطوير الموقع , وتنشيطه فيما يخدم المؤسسة واهدافها .
  7.  الاشراف على مخازن المؤسسة واثاث المؤسسة والموجودات في المخزن عبر متابعة مساعدة السكرتارية , وعمل نماذج الجرد لكل محتويات المؤسسة والمخزن بالاشتراك مع الشئون المالية , ومتابعة أي تلف او تقادم في الاثاث والرفع الى المدير التنفيذي او من ينوب عنه بطلب الاصلاحات , ومتابعة خروج أي مستلزمات او اثاث او استخدامه ومواعيد اعادتها مع التأكد من سلامته وعمل نماذج خاصة بذلك .
  8.  الإشراف الكامل على التوريد المخزني والصرف المخزني وتقع تحت مسئوليته العهد العينية والمواد الموردة للمخازن .واستلام الاجهزة وتسليمها عند أي نشاط .
  9.  تفعيل ايميل المؤسسة والاشراف عليه وتكوين شبكة من المراسلات عليه و استقبال البريد الوارد للجمعية سواء البريد العادي او الالكتروني , والرد عليه وفقاً للتعليمات من رئاسة المؤسسة وكذلك تفعيل صفحة الفيس بوك ونشر اخبار المؤسسة عبرهما .
  10.  التنسيق مع الوحدات والاقسام في المؤسسة والمركز بما يخص اقامة دورات متخصصة واستقبال طلبات التقديم او تعبئة الاستمارات واستلام الرسوم او المساهمات الرمزية وبالتنسيق مع منسق الدورة او البرنامج ومع الشئون المالية .
  11.  ترجمة كافة الوثائق الخاصة بالمؤسسة لجميع الوحدات وما يخص المشاريع
  12.  استخدام الة التصوير والفاكس والطابعة وتحمل مسئوليتها .
  13.  اعداد لوحات اعلانية حول انشطة ومشاريع المؤسسة باستمرار وتعليقها في اماكن محددة , واعداد لوحات حول هيكل المؤسسة والمهام , والية الانتساب والتطوع والاليات الاخرى , ولوحات الانجازات , والرؤية والرسالة والاهداف والفئات المستهدفة وتعليقها بطريقة جمالية في اماكن مناسبة في المؤسسة والمركز , ومتابعتها باستمرار وتحديثها عند الاقتضاء
  14.  العمل على استلام المخاطبات والمذكرات الواردة الى المؤسسة والتواصل مع الادارة بذلك .
  15.  متابعة كل ما يتعلق بملفات ووثائق موظفي المؤسسة حسب اللائحة الداخلية بالتنسيق مع الوحدات المختصة , والرفع الياً للمدير التنفيذي او من ينوبه حول ذلك .
  16.  متابعة تنفيذ المهام الموكلة الى الموظفين والاعضاء والمتطوعين والرفع للمدير التنفيذي ومن ينوبه بكل ذلك .
  17.  العمل على تحرير المكاتبات والمذكرات الداخلية والخارجية للمؤسسة وبحسب التعليمات وارشفتها , ومتابعة مخاطبات المؤسسة الخارجية والرفع للمدير التنفيذي حولها .
  18.  تحديد كل المناسبات الوطنية والدينية وغيرها والتي لها علاقة بأعمال المؤسسة وتفعيل متطلباتها وابلاغ ادارة المؤسسة بها اولاً بأول , مع ارسال التهاني في مختلف المناسبات .
  19.  العمل على اعداد شهادات التخرج الخاصة بأي تدريب تنفذه المؤسسة , وكذا الشهادات الخاصة بدورات اللغات والحاسوب .
  20.  العمل على رفع خطة سنوية مسبقة لرئاسة المؤسسة تتضمن خطة زمنية تفصيلية لما تنوي  الوحدة تنفيذه خلال عام قادم , ورفعها إلى رئاسة المؤسسة لإقرارها .
  21.  العمل على رفع تقرير ربعي عن الاعمال والانشطة المنفذة وتنفيذ الخطة اربع مرات في السنة وتسلم للمدير التنفيذي عبر قسم السكرتارية والخدمات في ( 15 مارس , 15 يونيو , 15 سبتمبر , 15 ديسمبر تقرير نهائي تفصيلي )
  22.  العمل على رفع المقترحات لرفع وتحسين الأداء .